A、开始记录每两周举行一次的会议，并与所有预期的与会者分享记录。

B、请项目发起人与该相关方进行交涉。

C、与该相关方会面，讨论其未能参加会议的问题。

D、审查相关方参与评估矩阵，以了解该相关方的参与程度。